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鐵路文書檔案管理規則

  • 日期:2009-12-10 14:36:05  來源:鐵道部

文 號:[82]鐵辦字69號

第一章 總 則

第1條 為了加強鐵路系統檔案管理工作,充分發揮檔案的作用,根據黨和國家對檔案工作的有關規定,特制定本規則。

第2條 檔案工作是一門專業,又是黨的機要工作,各級黨委必須加強對本單位檔案工作的領導。

第3條 鐵路各級機關、企業、事業單位(以下簡稱各單位),都必須認真貫徹執行集中統一管理檔案的原則,建立和健全各級檔案管理機構,統一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業務管理部門,對所屬系統的檔案工作,要加強業務指導、監督和檢查。

第4條 各單位都必須建立和健全檔案工作秩序,加強檔案工作科學管理,提高檔案工作質量,充分發揮檔案在社會主義現代化建設中的作用。

第二章 各級檔案工作的機構及其性質和任務

第5條 鐵道部檔案管理處,是全路檔案業務管理部門,其性質,既是黨的機構,又是行政機構。它的任務是:負責擬訂檔案管理制度、規劃、計劃和措施;總結交流和推廣檔案工作經驗;培訓檔案工作干部;對鐵路系統各單位檔案工作進行監督、檢查和指導。

鐵道部檔案館,是保管鐵路系統永久性檔案的基地。它的任務是:按照鐵道部規定的檔案進館范圍,組織接收、整理、保管鐵路系統的黨、政檔案和科學技術檔案;收集、編寫參考資料和專題史料;提供檔案、資料的利用;負責進館檔案的縮微復制工作。

第6條 部屬各局、廠、院、校,均應設立檔案管理機構(檔案科或室),統一管理本單位的黨政檔案,并對本系統的檔案工作進行業務指導、監督和檢查。

各級檔案機構,其性質,既是黨的機構,又是行政機構。為便于工作,機構應設在行政,并作為直屬機構。

第7條 檔案室的任務是:

(一)收集、整理、保管和統計機關的檔案;

(二)辦理檔案的出借和閱覽,編寫必要的查找工具,積極開展檔案的利用工作;

(三)進行檔案的鑒定工作,對已經超過保管期限的檔案,提出存毀意見;

(四)督促和指導文書部門或有關人員把需要歸檔的文件材料,正確地進行立卷和擬定保管期限,并按規定時間向檔案室歸檔;

(五)定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交;

(六)收集、整理、保管與本機關檔案有關的內部參考資料,配合檔案提供利用;

(七)辦理機關領導人交辦的有關檔案工作的其他事項。

第8條 各單位根據工作需要,確定足夠的定員,配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部,必須政治上完全可靠。

第9條 檔案工作干部,應當認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策,刻苦鉆研業務知識,熱愛檔案工作,不斷提高政治思想和業務水平,努力做到又紅又專。

第10條 檔案工作,是機要工作的組成部分,必須認真貫徹執行黨和國家的保衛、保密制度,按照機要工作的條件,嚴格要求,以保證所管檔案的絕對安全。

第三章 文件材料的歸檔

第11條 文件材料的立卷歸檔工作,是文書處理工作的最后一個環節。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料,都必須由文書處理部門或有關人員收集齊全,分類整理,立成案卷,于次年六月底前,向檔案部門移交歸檔。應立卷歸檔的文件材料,不允許由承辦單位或個人分散保存。

第12條 文件材料立卷的基本原則是:按照文件材料的自然形成規律,保持它們的歷史聯系。立卷單位,在立卷工作中,應做好下列各項工作:

(一)按照歸檔范圍,將需要歸檔的文件材料收集齊全、完整;

(二)鑒定文件材料的價值,確定保管期限;

(三)確定文件材料的秘密等級,絕密文件應單獨立卷;

(四)按照文件之間的聯系,組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應分別立卷。問題相同,保管期限又一致的文件材料,不應分開組卷。

第13條 黨委(組)、政治部、紀檢委和公安局(處)都是獨立行文單位,黨委(組)與政治部、紀檢委和公安局(處)形成的文件,必須分別整理立卷。

第14條 文件和電報,一般應按照內容的聯系,統一整理立卷,絕密文電應該單獨整理立卷;少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也可以隨同絕密文電立卷。

第15條 歸檔的案卷,應該做到:歸檔文件齊全完整;分類清楚;標題簡明確切;保管期限劃分準確;每個案卷必須填寫卷內目錄;封皮書寫要整齊;裝訂要結實美觀;案卷排列要系統,并編有案卷目錄,一并向檔案部門移交歸檔。

第四章 檔案的整理、保管和統計

第16條 檔案整理工作,是檔案室和檔案館的重要任務之一。整理工作的基本要求是,使檔案系統化,便于保管和利用。其主要內容是,對不合要求的案卷進行加工整理,按全宗分類,系統排列、編制案卷目錄。

第17條 檔案整理工作,必須堅持按全宗整理的原則。一個單位(包括黨、政、工、團)在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案,不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

劃分檔案全宗的原則是:

(一)行政上可以獨立行使職權,能夠以自己的名義單獨對外行文;

(二)財務上是一個獨立的會計單位,自己可以單獨編造預算或財務計劃。

(三)設有專門的人事機構或管理人事的干部,有一定的任免權。

第18條 一個全宗的全部案卷,應該根據檔案的來源、產生時間、內容和形式,分門別類區分不同保管期限,進行科學分類,系統排列。排列方法可以結合本單位的實際情況,按照年代——組織機構,組織機構——年代或年代問題等方法進行。

第19條 編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準確地反映全宗內案卷的基本內容。

第20條 每個全宗,應該設立全宗卷,把有關全宗歷史情況的文件(如機關歷史情況,歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等)集中立卷保存。

 

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